El mercado laboral experimenta cambios constantes cada día. Con la pandemia, muchas empresas tuvieron que apresurarse a adaptarse a la nueva realidad.

Para muchos de ellos, el modelo de trabajo a distancia era algo lejano y, muchas veces, impracticable. Los últimos acontecimientos han demostrado lo contrario.

En consecuencia, los equipos remotos necesitaban cada vez más un conjunto integrado de herramientas, que ofreciera más recursos, como la integración para el trabajo colaborativo y la seguridad de la información.

Al principio de esta nueva forma de producción, las empresas se encontraron con algunos retos que debían superar, como:

• Lentitud en la búsqueda e intercambio de información
• Baja productividad y poca colaboración entre equipos
• Difícil adaptación de los nuevos colaboradores
• Riesgos para la seguridad

Al darse cuenta de esta nueva demanda del mercado, Google entendió que era el momento de actualizar su G Suite, por lo que transformó su antigua solución de colaboración en Google Workspace.

G Suite es ahora Google Workspace

La innovación aportó más flexibilidad y participación de todos los implicados en los proyectos, así como una seguridad actualizada para cumplir con la Ley General de Protección de Datos (LGPD).

Google Workspace muestra ahora nuevos iconos con los colores de su identidad visual en Gmail, Drive, Calendar y Meet.

Además del nuevo aspecto de las aplicaciones, los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones también han ganado nuevas funciones:

• Enlaces de vista previa
• Etiquetado inteligente (los usuarios pueden etiquetar a otros utilizando el símbolo @ para que puedan recibir alertas sobre los comentarios en los archivos)
• Picture-in-Picture, función que permite a los usuarios participar y ver las reuniones en Google Meet en reproductores flotantes, para poder consultar la página de forma integrada con la conversación

Además de esto, uno de los grandes atractivos de Google Workspace, es la posibilidad de crear un nuevo documento virtual en una sala de chat.

G Suite es ahora Google Workspace y se centra en fomentar aún más el trabajo en equipo, ya que la posibilidad de crear y editar documentos ayuda a que todos los miembros sepan lo que está ocurriendo en las etapas de cada proyecto.

Los cambios implementados en Google Workspace, como las nuevas funciones vistas anteriormente, también fueron acompañados por las aplicaciones originales de la antigua G Suite.

Con su conjunto de herramientas, su empresa puede crear y editar documentos, recibir y gestionar correos electrónicos, realizar videollamadas, interactuar con el equipo a través del chat y guardar sus documentos en la nube.

Hay varios cambios implementados en Google Workspace la antigua G Suite , así que separamos los más utilizados por las empresas.

Gmail

Gmail, uno de los servicios de correo electrónico más populares del mundo, ofrece una serie de recursos muy útiles para la comunicación.

Con él, podrá tener una dirección de correo electrónico profesional y la posibilidad de utilizar el nombre de la empresa como dominio.

Además de la personalización, que genera más profesionalidad en la comunicación corporativa y en la presencia de la marca, Gmail también ofrece copias de seguridad de los mensajes y archivos de trabajo con total seguridad.

Otra gran ventaja es el uso en tiempo real para cualquier dispositivo, ya sea ordenador, portátil o teléfono móvil, incluso sin conexión a Internet.

Meet

Con la implantación del trabajo a distancia, Meet se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas en Google Workspace.

Meet es una herramienta para realizar videollamadas en tiempo real, que permite crear reuniones en línea con hasta 250 personas, con una duración de hasta 24 horas, con encriptación y una serie de otras características.

También existe la posibilidad de grabar las reuniones para futuras consultas del equipo.

Drive

Los recursos de computación en nube nunca han sido tan necesarios como ahora. Además de ofrecer una mayor integración entre aplicaciones, la nube ayuda a su empresa a reducir los costes de espacio y contenido físico, así como a gestionar la información de forma segura.

Así, Google Drive es la herramienta en la nube de Google Workspace (antiguo Gsuite), que permite almacenar, compartir y colaborar en archivos y carpetas utilizando los más variados dispositivos.

Con Drive puedes crear documentos de texto, presentaciones de diapositivas, hojas de cálculo, guardar archivos locales, descargar y mucho más.

También ofrece un acceso encriptado, generando mucha más protección a tu información y datos, ya que cada elemento es revisado y eliminado automáticamente en caso de detección de malware, spam y otras amenazas de seguridad.

Como es nativo de la nube, también elimina la necesidad de archivos locales, lo que reduce el riesgo para tus dispositivos e información.

Calendario

La herramienta Agenda de G Suite que es ahora Google Workspace, ayuda a programar reuniones, compartir citas, programar colaboraciones en equipo y mucho más.

Con la capacidad de mantener la información y los recordatorios de los eventos en un solo lugar, todo es más fácil, ya que puede ser visto por todo el equipo para evitar fechas y horarios conflictivos.

Google Calendar permite configurar las opciones de compartición, crear y programar recursos, controlar las videoconferencias en los eventos, migrar y sincronizar las agendas y cancelar o transferir los eventos de la agenda antes de eliminar un usuario.

Chat

Con el chat de Google Workspace, tu equipo puede intercambiar mensajes directos y chats de grupo, lo que facilita la comunicación instantánea.

En el chat también se pueden compartir tareas y archivos para interactuar en un modo seguro al que sólo tendrán acceso los miembros de cada proyecto.

Además de facilitar la colaboración y la comunicación, el chat permite encontrar conversaciones o archivos con la función de búsqueda. La ayuda de los bots y las sugerencias inteligentes presentes en la herramienta también pueden ser muy útiles.

Además de estas 5 principales, Google Workspace tiene otras herramientas que también pueden ser muy útiles en el día a día de tu empresa, como Currents, Keep, Apps Script, Cloud Search, entre otras.

Con tantos retos de gestión del trabajo y de los equipos, los dirigentes se preguntan: ¿cómo mantener la productividad, la seguridad y no tener que aumentar los costes?

G Suite que es ahora Google Workspacee puede ser la respuesta. Con varios recursos y muchas posibilidades, las empresas pueden contar con varios beneficios:

1. Mayor productividad en cualquier escenario, dispositivo y lugar, cara a cara o a distancia, tanto en línea como fuera de línea
2. Centralización de la comunicación y refuerzo del trabajo en equipo
3. Inteligencia integrada a la plataforma, facilitando la usabilidad para los usuarios
4. Seguridad en el trabajo a distancia e integración entre herramientas
5. Consolidación contractual de un único socio tecnológico